Philip Stein is op 1 september 2018 gestart als departementssecretaris en coördinator bedrijfsvoering op de faculteit der Archeologie van de Universiteit Leiden. De faculteit kent drie departementen waarvan Philip er twee, Archaeological Sciences en Heritage and Society, zal ondersteunen in hun bestuuurlijke- en bedrijfsvoerende processen.

“Pionieren”

“Mijn rol als secretaris/coördinator bedrijfsvoering is nieuw op de faculteit der Archeologie. Het is een pilot om te onderzoeken hoe de twee departementsvoorzitters in hun rol van voorzitter versterkt kunnen worden. Door deze experimentele opzet is er veel ruimte voor eigen initiatief om zelf mijn werkzaamheden en taken vorm te geven. Uiteraard binnen gestelde kaders maar het is een proces waar zowel de voorzitters als ik in kunnen uitvinden wat we aan elkaar hebben, wat we van elkaar verwachten en wensen. Een aspect waar ik me bijvoorbeeld op ga richten is de versterking van het sociale klimaat op de faculteit aan de hand van de resultaten van de personeelsmonitor.”

“De facultaire realiteit”

“Komende vanuit een centrale dienst, ik was werkzaam als community manager bij Studium Generale en als programma coördinator bij Open Spaces aan de TU Delft merk ik duidelijk het verschil met de faculteiten. De primaire processen, onderwijs en onderzoek, nemen logischerwijs een grote rol in beslag. Van een onderzoeksvisitatie tot de intrede van nieuwe studenten tot investeringsaanvragen voor onderzoeksinfrastructuur; al dit soort zaken passeren de revue. Temeer ik met een divers palet aan onderwerpen en thema’s te maken heb ben ik veel kennismakingsgesprekken aan het voeren en beleidstukken aan het lezen om een beter gevoel te krijgen voor deze facultaire realiteit en dat lukt al aardig.”

“Ontwikkelpotentieel”

“In mijn rol als coördinator bedrijfsvoering word ik geacht te ondersteunen bij de controle op de financiële zaken van de departementen en haar projecten. Voor mij relatief onbekend terrein dus hierin kan ik mij naar hartenlust ontwikkelen en in de wereld van cijfers en geldstromen duiken. Ook de rol van secretaris biedt veel kansen. Je bent betrokken bij verschillende lagen en verschillende typen mensen, van de departementen en de voorzitters tot het faculteitsbestuur en de ondersteunende diensten van Finance, HRM en Communicatie. Hiervoor is het belangrijk snel te kunnen schakelen en een verbindende rol in te nemen tussen tal van processen en medewerkers binnen en buiten de departementen. Al met al kijk ik uit naar een bewogen jaar waarin ik samen met de betrokken collega’s hier een efficiënte en effectieve organisatie weet neer te zetten waarin men met plezier naar het werk gaat en samen bouwt aan een betere faculteit.”

Philip Stein

Philip Stein

Trainee Departementssecretaris / Coördinator Bedrijfsvoering - Archeologie, Universiteit Leiden