Trainee zijn zonder kennis van organisatietheorie of bedrijfsvoering – kan dat?

Ja! Dat kan!

Gelukkig is specifieke theoretische kennis niet nodig voor de meeste LDE-traineeprojecten – anders zou de traineegroep er heel anders uitzien, want een groot deel van de groep heeft geen specifieke opleiding voor bedrijfsvoering of projectmanagement. Toch zijn we aangenomen, onder andere op basis van de methodieken en denkmanieren die we ontwikkeld hebben tijdens een universitaire opleiding en nevenwerkzaamheden.

Onderdeel van het traineeship zijn, naast je dagelijkse werk ook zelfontwikkelingstrainingen, de cursussen en masterclasses. Meerdere van de cursussen die we in het eerste jaar volgen focussen op projectmanagement, maar al vanaf de eerste traineedag word je geconfronteerd met vragen over de organisatie. Niet van je collega’s, maar waarschijnlijk van jezelf. Want hoe werkt de organisatie eigenlijk? Wie doet wat en met wie moet je spreken als je iets gedaan wilt krijgen?

Het is altijd een uitdaging om een nieuwe organisatie te begrijpen – zeker zonder ervaring en theoretische kennis. Mijn eerste traineejaar is bijna klaar en voordat ik me ga focussen op mijn nieuwe opdracht bij de TU Delft, kijk ik terug op een uitdagend jaar als Business Transformatie Trainee bij het Financieel Shared Service Center van de Universiteit Leiden.

Nieuw in bedrijfsvoering

1 september 2016 kwam ik aan op de Universiteit Leiden zonder kennis van bedrijfsvoering, organisaties of verandermanagement. In het begin was het zoeken en observeren: hoe werkt een organisatie überhaupt en hoe werkt zo’n gekke organisatie als een universiteit, waar veel tradities, stuurgroepen en meningen aanwezig zijn? Vanwege mijn achtergrond in cultuurwetenschap heb ik in het begin van mijn traineeship wel een paar theoretische boeken over bedrijfsvoering gelezen, maar ik heb ook veel gehad aan de trainingen die we hebben gehad tijdens het traineeship. Hierdoor ontdekte ik dat geen enkele organisatiestructuur of managementstijl beter is dan de ander, maar dat er altijd voor- een nadelen zijn en dat het vooral belangrijk is om te weten wat je eigen ideeën en meningen zijn en waarom je doet wat je doet. Pas dan kun je bewust keuzes maken.

De inrichting van een universiteitsorganisatie

Om goed je weg te kunnen vinden in een universiteit is het, zoals in alle andere organisaties, belangrijk organisatiesensiviteit te hebben (een indruk hebben van de besluitvorming/hiërarchie/indeling etc. binnen de organisatie). Zoals in een commercieel bedrijf is er een president/CEO en een executive board, die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de beslissingen. Voor een universiteit is de samenwerking met de gemeente, overheid en de EU natuurlijk ook belangrijk, maar dat is te veel politiek om hier te behandelen.

Een universiteit bestaat zoals je waarschijnlijk weet uit meerdere faculteiten waar studenten onderwijs kunnen volgen en wetenschappers onderzoek uitvoeren. Er zijn dan ook veel wetenschappers in dienst bij een universiteit. Hiernaast heeft elke faculteit ondersteunend personeel en vaak ook een vorm van een Bestuursbureau (Corporate office) of expertisecentra waar de financiële ondersteuning, valorisatie en HR vaak toebehoort. Binnen elke universiteit verschilt het wat er centraal/decentraal geregeld is. Maar hoe de afdelingen ook ingericht zijn, het uiteindelijke doel van het bestuur is om de samenwerking tussen alle afdelingen te stimuleren. Zoals ik het zie is er sprake van een succesvolle organisatie, als je als student of medewerker niet merkt dat je naar verschillende afdelingen gestuurd wordt voor verschillende vragen.

Business Transformatie – Veranderingen in een universiteit

Het maakt niet uit met welke organisatie je te maken hebt, veranderingen kunnen niet vermeden worden. Dit is ook niet wenselijk, want anders wordt je organisatie te ouderwets en een snellere en innovatievere organisatie gaat je “outranken”. Daarom is het handig om veranderingen proberen te “managen” – door middel van verandermanagement. Op een universiteit zijn er daarom veel projectleiders die veranderprojecten proberen te managen. Op een universiteit is verandermanagement vaak uitdagender dan in andere bedrijven, omdat het over belastinggeld gaat en meerdere stuurgroepen een meningen moeten hebben over elk klein detail. In mijn eerste jaar ben ik betrokken geweest bij drie grote veranderprojecten binnen de UL: een nieuw inkoopsysteem, nieuw verkoopsysteem en een nieuw HR-systeem. Na mijn ervaringen kan ik duidelijk zeggen dat er geen makkelijk recept bestaat voor verandermanagement; elke project is uniek waarbij verschillende stakeholders betrokken zijn. Toch wil ik hier een paar van de belangrijkste leerpunten van mijn eerste jaar delen na een kijkje in de keuken als “Business transformatie manager”:

  • Veranderingen zijn nooit geïsoleerd – daarom moet je alle betrokken partijen vanaf het begin goed informeren om draagvlak te creëren (management, ICT, de administratie en de eindgebruikers).
  • Zorg ervoor dat je het einddoel helder voor ogen hebt en maak kleine actiepunten, zodat de ontwikkelingen in stappen kunnen gebeuren en niet als een “berg” worden opgesteld.
  • Transparante communicatie richting alle stakeholders is de “key to success”. Zorg dat het doel en alle stappen op een visuele manier gecommuniceerd worden, zodat het eenvoudig en duidelijk is waarom de veranderingen op deze manier aangepakt worden en wat het betekent voor de specifieke medewerker.

Dit gezegd hebbende, wil ik ook duidelijk maken dat communicatie rondom veranderprojecten een vak apart is – vanwege de inrichting van een universiteitsorganisatie moet je de communicatie aanpassen op de verschillende doelgroepen om je bericht door te geven. Er is geen makkelijke manier om dit te doen – door experimenteren, uittesten en goede samenwerking te stimuleren met een projectgroep (bestaande uit vertegenwoordigers van elke stakeholder) kun je draagvlak proberen te creëren. Maar het blijft een uitdaging – en daarom blijft business transformatie leuk een spannend. Succes aan alle nieuwe trainees en ik kijk ernaar uit om meer ervaring op te bouwen op een nieuwe universiteit!