Om een beter beeld te krijgen van wat ik als Finance trainee allemaal doe in een week, geef ik jullie een kijkje in mijn agenda!

MAANDAG

Op maandag hebben we altijd werkoverleg met de afdeling FEZ. We nemen dan de notulen van de vergadering van het College van Bestuur door en bespreken wat iedereen de komende week gaat doen. Na het werkoverleg heb ik een vergadering met de stuurgroep verbetering projectbeheer. Projectbeheer gaat over de projecten (onderzoek subsidies) die onderzoekers binnenhalen. Hier komt veel administratie bij kijken, om bijvoorbeeld vast te leggen hoeveel geld er is binnen gehaald, waar dat aan besteed wordt en wat de looptijd van het project is. Verder verschilt het per subsidie aan welke regels er moet worden voldaan (bijvoorbeeld of de gewerkte uren moeten worden geregistreerd). De stuurgroep verbetering projectbeheer is opgezet om dit proces in goede banen te leiden.

DINSDAG

Dinsdag begin ik de dag met een intervisiesessie. Aan het begin van het jaar zijn de zestien trainees opgedeeld in drie groepen. Mijn intervisie groep bestaat uit vijf personen. Tijdens intervisie bespreken we zaken waar we in het dagelijks werk tegenaan lopen en geven we elkaar adviezen over hoe we hier mee om kunnen gaan. Heel nuttig! Na intervisie hebben mijn begeleider en ik een afspraak met de directeur bedrijfsvoering, de vice-decaan en de projectmedewerker onderwijsontwikkeling van een faculteit. Zij willen een nieuwe opleiding starten en daarvoor moet er een begroting worden opgesteld. Bij FEZ hebben we een standaard model voor begrotingen van nieuwe opleidingen, waarin je onder andere aan kunt geven hoeveel studenten er verwacht worden en hoeveel hoorcolleges en werkgroepen er zijn. We bespreken hoe zij dit model het beste kunnen vullen.

WOENSDAG

De planning & control cyclus van de Universiteit Leiden omvat de begroting, de kadernota, het jaarverslag en drie bestuurlijk financiële rapportages (BFR). Deze documenten kunnen soms lastig leesbaar zijn. Daarom ben ik bezig samenvattingen van deze documenten op de website te zetten om de documenten op een simpele manier uit te leggen. Vandaag heb ik hier overleg over met de afdeling communicatie, om te kijken hoe dit het beste zou kunnen (bijvoorbeeld door middel van interactieve grafieken). Na dit overleg ga ik naar de ‘Finance Academy’. Dit is een maandelijkse bijeenkomst voor alle financials van de universiteit. Dit keer krijgen we een presentatie van Deloitte, waarin zij ons zicht geven op het toekomstige werk van financials, dat veel meer digitaal zal zijn.

DONDERDAG

Donderdag heb ik in de ochtend een ambtelijk overleg over de kadernota. In dit overleg zijn de directeur bedrijfsvoering en controller van de betreffende faculteit aanwezig, en de directeur bedrijfsvoering en een paar medewerkers van het Bestuursbureau. In de kadernota worden de kaders voor de komende jaren neergezet, en in dit overleg worden de verwachtingen voor de komende jaren besproken (bijvoorbeeld hoeveel studenten er worden verwacht). In de middag heb ik het controllersoverleg. Dit is een maandelijks overleg waarin alle controllers van de faculteiten en ondersteunende diensten bij elkaar komen. Ik notuleer bij dit overleg, wat heel fijn is want zo ben ik steeds op de hoogte van wat er allemaal gaande is!

VRIJDAG

Op vrijdagen werk ik bij een instituut ter ondersteuning van de instituutsmanager. Ik ondersteun haar op financieel gebied en kijk dan bijvoorbeeld naar hoe projecten (onderzoeken) ervoor staan; hoeveel geld is er nu besteed, waaraan, hoeveel geld is er nog over en hoeveel tijd hebben de onderzoekers nog om het project af te ronden. Dit is heel interessant, omdat ik me vanuit het Bestuursbureau bezighoud met de verbetering van het projectbeheer. Dat sluit dus mooi op elkaar aan!